Regulamin organizacyjny
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Regulamin organizacyjny
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2012-04-13 10:19:49 przez Zasilenie Danymi, informacja należąca do archiwum
Informacja dodana do BIP w ramach etapu Zasilenie Danymi projektu Lubuski e-Urząd
Zarządzenie nr 0151-338/2010
Burmistrza Sławy
z dnia 29 stycznia 2010 r.
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Miejskiego w Sławie
Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.) zarządza się, co następuje : w p r o w a d z a m
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sławie.
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sławie, zwany dalej Regulaminem, określa:
- zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Sławie, zwanego dalej Urzędem,
- organizację Urzędu,
- zasady funkcjonowania Urzędu,
- zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów, stanowisk pracy w Urzędzie.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
- Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Sława,
- Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Sławie,
- Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć odpowiednio Burmistrza Sławy, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy.
§ 3
1.Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
- Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
- Siedzibą Urzędu jest budynek położony w Sławie przy ul. Henryka Pobożnego 10, 67 - 410 Sława.
§ 4
1.Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 7³° do 15³°.
- Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele i święta i dni wolne od pracy w godzinach wcześniej ustalonych przez zainteresowanych.
Rozdział II.
ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 5
1.Urząd jest aparatem pomocniczym organów Gminy - Rady i Jej Komisji oraz Burmistrza.
- Do zadań działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na gminie:
- zadań własnych,
- zadań zleconych,
- zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej,
- zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
§ 6
1.Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
- W szczególności do zadań Urzędu należy:
- przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
- wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
- zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
- przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy,
- realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy,
- zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów Gminy,
- prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
- wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności
- przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
- przechowywanie akt,
- przekazywanie akt do archiwów.
- realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7
1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty, stanowiska pracy i komórki organizacyjne:
- Referat Organizacyjny (ORG)
- Referat Finansowo- Budżetowy (FB)
- Referat Techniczno-Inwestycyjny i Architektury (TIA)
- Referat Spraw Obywatelskich (SO)
- Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska (ROŚ)
- Referat Gospodarki Mieszkaniowej (RGM),
- Referat Rozwoju Lokalnego i Promocji Gminy (RLP)
- Urząd Stanu Cywilnego(USC)
- Straż Miejska (SM)
- Biuro ochrony informacji niejawnych (BO)
- Radca prawny (RP)
- Stanowisko ds. obsługi rady (OR).
2. Na czele referatów stoją kierownicy.
§ 8
1.Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
- Podziału referatów na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz.
§ 9
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 Regulaminu.
Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 10
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1)praworządności,
2)służebności wobec społeczności lokalnej,
3)racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4)jednoosobowego kierownictwa,
5)kontroli wewnętrznej,
6)podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Referaty oraz wzajemnego współdziałania.
§ 11
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 12
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 13
1.Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2.Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
Akapit nr - brak tytułu
§ 14
1.Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2.Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
3.Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
4.Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
5.Zasady podpisywania pism przez Burmistrza i kierowników określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 15
1.W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
2.Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa odrębne zarządzenie Burmistrza.
§ 16
1. W Urzędzie przeprowadza się nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze.
2. Szczegółowy sposób przeprowadzania naboru kandydatów oraz skład komisji przeprowadzającej nabór określa odrębne zarządzenie Burmistrza.
§ 17
1. W Urzędzie organizuje się służbę przygotowawczą dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę w Urzędzie na stanowisku urzędniczym w tym na stanowisku urzędniczym
kierowniczym , która ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.
2. Szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę określa odrębne zarządzenie Burmistrza.
§ 18
1. W Urzędzie dokonuje się oceny okresowej pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w tym na stanowiskach kierowniczych urzędniczych.
2. Szczegółowe zasady oceny okresowej w Urzędzie określa odrębne zarządzenie Burmistrza.
§ 19
1.Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2.Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V
ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA,
SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY
§ 20
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
1)reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2)podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
3)wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
4)zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
5)okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,
6)koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
7)rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
8)udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania Radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
9)czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
10)przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
11)upoważnianie swojego zastępcy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
12)przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od kierowników jednostek organizacyjnych gminy i pracowników upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
13)ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
14)wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa.
§ 21
1.Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.
2.Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 22
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
1)opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2)opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
3)opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy kierowników,
4)nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
5)przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
6)nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń Burmistrza,
7)wykonywanie zadań z upoważnienia Burmistrza z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy Urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi,
8)koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
9)koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
10)wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza nie zastrzeżonych Radzie i Przewodniczącemu Rady,
11)wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 23
Do zadań Skarbnika należy:
1)wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2)kierowanie pracą Referatu Finansowo-Budżetowego,
3)nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
4)kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5)współdziałanie w opracowaniu budżetu,
6)współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7)wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń i upoważnień Burmistrza.
Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI
I SAMODZIELNYMI STANOWISKAMI PRACY
§ 24
1.Do wspólnych zadań Referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:
1)prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2)pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań – przygotowywanie projektów zarządzeń i uchwał,
3)współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
5)współdziałanie z Referatem Organizacyjnym w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego referatu,
6)przechowywanie akt,
7)stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej dla gmin,
8)stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9)prowadzenie rejestrów skarg i wniosków i listów wpływających do danego Referatu,
10)prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany referat podań kierowanych przez obywateli do innych organów,
11)usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
12)organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu zachowania tajemnicy służbowej, realizacji ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o informacjach niejawnych,
13)wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza,
14)pozyskiwanie środków pomocowych z programów, fundacji i funduszy,
15)wykonywanie zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego przypisanych Burmistrzowi w obszarze powierzonym referatowi/samodzielnemu stanowisku pracy oraz opracowywanie i przekazywanie informacji niezbędnych do planowania w tym zakresie Referatowi Spraw Obywatelskich,
16)wykonywanie niezbędnych opracowań i realizacja czynności organizacyjnych mających na celu przygotowanie Urzędu do działania w stanie zagrożenia państwa i wojny.
17)ogólne obowiązki kierowników referatów jako przełożonych służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu.
Akapit nr - brak tytułu
§ 25
1. Do zadań Referatu Organizacyjnego (ORG) należy:
1. zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej oraz prowadzenia spraw kancelaryjno-technicznych, a w szczególności:
1) prowadzenie sekretariatu,
2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
3) prowadzenie ewidencji korespondencji,
4) prowadzenie rejestrów:
a) skarg i wniosków,
b) zarządzeń Burmistrza,
c) zarządzeń Kierownika Urzędu,
d) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
5) przygotowanie pomieszczeń i obsługi w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
6) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
7) prowadzenie spraw związanych z pieczęciami i tablicami urzędowymi,
8) utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
9) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym w materiały biurowe i kancelaryjne,
10) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych.
2. prowadzenie spraw kadrowych:
- pracowników Urzędu,
- kierowników jednostek organizacyjnych,
- pracowników jednostek oświatowych.
a w szczególności:
a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
b) przygotowywanie planów urlopów pracowniczych,
c) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
d) kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,
e) organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze
f) organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie,
g) organizowanie okresowej oceny kwalifikacyjnej w Urzędzie,
h) prowadzenie spraw dotyczących odbywania praktyk uczniowskich, studenckich, stażów pracy,
i) prowadzenie spraw dotyczących prac interwencyjnych, robót publicznych oraz prac społecznie użytecznych,
j) rejestrowanie i wyrejestrowywanie płatników ZUS.
3. prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Gminę funkcji organu prowadzącego przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja i zespół szkół ponadgimnazjalnych, a w szczególności:
- prowadzenie rejestru publicznych i niepublicznych placówek oświatowych,
- przygotowywanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli,
- współdziałanie w opracowywaniu oceny pracy dyrektorów szkół i przedszkoli i przedkładanie do zatwierdzenia Burmistrzowi,
- współdziałanie z dyrektorami przy opracowywaniu i przedkładaniu do zatwierdzenia Burmistrzowi projektów arkuszy organizacyjnych szkół,
- organizowanie egzaminów o awans zawodowy nauczycieli i prowadzenie ewidencji nauczycieli mianowanych,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów, w tym rozpatrywanie wniosków, przygotowywanie projektów decyzji, rozliczanie przyznanych świadczeń,
- współdziałanie z kuratorium oświaty w zakresie realizacji przez organy gminy zadań wynikających z ustawy o systemie oświaty i Karty Nauczyciela,
- sporządzanie sprawozdawczości oraz informacji dot. oświaty w Gminie,
- prowadzenie spraw związanych ze zwrotem kosztów kształcenia młodocianych pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz nauki zawodu, w tym rozpatrywanie wniosków, przygotowywanie projektów decyzji i rozliczanie przyznanych dotacji,
- realizacja zakupu biletów dla uczniów niepełnosprawnych, którzy realizują obowiązek szkolny i obowiązek nauki poza miejscem zamieszkania,
- prowadzenie ewidencji spełniania obowiązku szkolnego i nauki.
4. wykonywanie zadań w oparciu o obowiązujące przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:
1) planowanie i realizacja szkoleń w zakresie bhp,
2) okresowa analiza stanu bhp,
3) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji bhp,
4) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy,
5) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
6) doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów dotyczących bhp,
7) organizowanie okresowych badań lekarskich,
5. prowadzenie spraw Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
6. realizacja zadań Gminy w zakresie ochrony zdrowia i współdziałanie w tym zakresie z innymi podmiotami i jednostkami,
7. współdziałanie z instytucjami kultury, których organizatorem jest Gmina,
8. przygotowywanie konkursów na dyrektorów samorządowych instytucji kultury,
9. prowadzenie rejestru samorządowych instytucji kultury,
10. współpraca z urzędnikiem wyborczym w zakresie realizacji zadań związanych z wyborami i referendami,
11. przechowywanie:
1) oświadczeń majątkowych,
2) oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej,
3) oświadczeń o umowach cywilnoprawnych,
4) informacji o zatrudnieniu małżonka, wstępnego, zstępnego i rodzeństwa,
12. prowadzenie dokumentacji i rozliczanie eksploatacji samochodu służbowego będącego w posiadaniu Urzędu,
13. realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści zawartych na stronie internetowej Gminy i w BIP-ie, wynikających z realizacji zadań, stała współpraca z informatykiem.
§ 26
2. Do zadań Referatu Finansowo-Budżetowego należy (FB):
- zapewnienie bilansowania finansowych potrzeb Gminy dochodami własnymi i zasilającymi,
- analiza wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami,
- prowadzenie obsługi kasowej, księgowej, rozliczanie inwentaryzacji i ewidencja majątku gminy oraz ubezpieczenia mienia,
- proponowanie wysokości podatków i opłat lokalnych, wymiar,
- prowadzenie kontroli i windykacji wszelkich należności na rzecz gminy,
- nadzór i kontrola nad działalnością finansową podległych Gminie podmiotów gospodarczych,
- opracowywanie sprawozdań z wykonania planu finansowego,
- sprawozdawczość dotycząca realizacji Narodowego Planu Rozwoju,
- rozliczanie realizowanych projektów, funduszy pomocowych, prowadzenie rachunkowości odrębnej dla każdego wniosku i sporządzanie wymaganych sprawozdań,
- współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbami i Urzędami Skarbowymi,
- obsługa księgowa jednostek oświatowych,
- obsługa księgowa Kasy Zapomogowo – Pożyczkowej,
- obsługa księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- wydawanie zaświadczeń dotyczących działalności referatu,
- wydawanie i rozliczanie druków ścisłego zarachowania (kwitariusze, mandaty, bloczki opłaty targowej),
- realizacja tematyczna i odpowiedzialność merytoryczna za przygotowanie i aktualizację treści zawartej na stronie internetowej Gminy i w BIP-ie wynikających z realizacji zadań, stała współpraca z informatykiem.